Je melding komt binnen bij een onafhankelijke klachtenfunctionaris. Deze neemt binnen vijf werkdagen telefonisch contact met je op om je ervaring te bespreken en af te stemmen wat we voor je kunnen doen. De klachtenfunctionaris zet zich in om je klacht zo goed mogelijk te behandelen. Mogelijk vraagt de klachtenfunctionaris je om ons te machtigen je dossier in te zien, zodat nagekeken kan worden hoe je contact met de huisartsenspoedpost is verlopen en welke zorgverleners daarbij betrokken waren.
De klachtenfunctionaris doet verder onderzoek en bespreekt je ervaring met de manager of teamleider van de huisartsenspoedpost. Dit alles wordt aan je teruggekoppeld, telefonisch of schriftelijk. Indien nodig kan een bemiddelingsgesprek worden georganiseerd tussen jou en de betrokkenen. In elke situatie wordt gekeken wat het best past; we leveren maatwerk.
De klachtenfunctionaris is onafhankelijk, geen medewerker van HAPWB, en is geregistreerd als klachtenfunctionaris bij de VKIG.
Stichting Huisartsenposten West-Brabant werkt bij klachtbehandeling volgens de eisen van de Wet Kwaliteit Klachten en Geschillen in de zorg (Wkkgz). Dit is vastgelegd in het klachtenreglement HAPWB.